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¿Qué deben contener las actas de una asamblea general de accionistas?


Las actas de la asamblea general de accionistas son documentos obligatorios para dejar constancia de los asuntos sobre los que se deliberó en la reunión.

Su elaboración y aprobación están sujetas a ciertos requisitos establecidos en la ley, sin los cuales, sus efectos no tendrían lugar.

Las actas de las sociedades comerciales deben numerarse cronológicamente y en forma sucesiva y continua, de modo que el acta de la primera reunión del año lleve el número siguiente al del acta de la última reunión del año anterior.


Actas de junta directiva y de asamblea en un solo libro

Cuando se lleven en un mismo libro las actas de junta directiva y las de asamblea, se debe tener en cuenta que el artículo 131 del Decreto 2649 de 1993 establece que la numeración debe hacerse de forma sucesiva y continua para cada órgano social.

Contenido de las actas

En la elaboración de las actas se debe tener en cuenta lo dispuesto en los artículos 189 y 431 del Código de Comercio. Así, las decisiones de la asamblea general de accionistas se harán constar en actas aprobadas por ella, o por las personas designadas para tal efecto. Tales decisiones se identificarán con un número en su orden cronológico. Las actas deberán contener algunos de los siguientes puntos:

  1. Ciudad, fecha, hora y lugar de la sesión.
  2. Fecha de la convocatoria, medio específico utilizado para hacerla, indicación de la persona que efectuó la convocatoria y de la calidad en la que actuó.
  3. Asistentes a la reunión, indicando en qué calidad actúa cada uno y el número de cuotas o acciones que cada uno representa. También debe indicarse si la sociedad tiene acciones readquiridas y cuál es su monto, y verificarse que no se presenten indebidas representaciones en la sesión.
  4. Orden del día previsto para la reunión.
  5. Indicación de las personas que hayan sido designadas como presidente y secretario de la reunión y el número de votos con que fueron elegidos.
  6. Síntesis de lo ocurrido en la reunión, indicando expresamente:
  • Los votos emitidos en cada caso (votos a favor, en contra o en blanco) respecto a cada una de las propuestas.
  • Las constancias escritas presentadas por los asistentes durante la reunión.
  • Las designaciones efectuadas.
  • Si en la respectiva sesión se ha sometido a consideración de los accionistas un proyecto de fusión, escisión, transformación de la compañía o cancelación de sus títulos en el Registro Nacional de Valores y Emisores y/o en la bolsa de valores, deberá relacionarse el nombre de las personas que votaron en contra de la determinación, para efectos de permitir el ejercicio del derecho de retiro.

Temas a tratar en este especial comercial

ASAMBLEA GENERAL DE SOCIOS O ACCIONISTAS

  • Reuniones ordinarias. ¿Qué pasa si no se reúnen en el plazo ordinario?
  • Reuniones extraordinarias.
  • Reuniones universales.
  • Reuniones no presenciales.
  • ¿Cómo se cuentan los días de antelación?

CONVOCATORIA

QUORUM

  • Requisitos para los accionistas.
  • Sanción para accionista en mora.
  • Conservar el quorum.
  • El quorum según el tipo de sociedad Sistemas de votación.
  • Mayorías.
  • Quorum en reuniones de segunda convocatoria.

PODER DE REPRESENTACIÓN EN LA ASAMBLEA O JUNTA DE SOCIOS

  • Requisitos formales de los poderes.
  • Sujetos legitimados para ser apoderados.
  • Prácticas ilegales, no autorizadas e inseguras.


DOCUMENTOS ESPECIALES SOMETIDOS A CONSIDERACIÓN DE LOS ACCIONISTAS EN ASAMBLEA

  • El informe de gestión.
  • Estados financieros completos del ejercicio.
  • Proyecto de distribución de utilidades.
  • Decisiones sobre escisiones, fusiones o transformaciones.
  • Aumento del capital autorizado o disminución del suscrito.

ACTAS


  • Libro de actas de junta directiva y de asamblea.
  • Contenido de las actas.
  • Resumen de temas tratados y documentos anexos.
  • Elaboración y aprobación.
  • ¿Qué pasa si falta alguna firma?
  • Omisiones o vacíos en las actas.
  • Anulación de folios.
  • Aclaraciones y decisiones fuera del acta.
  • Actas de segunda convocatoria.


SAS CON UN SOLO ACCIONISTA


  • Junta directiva.
  • Libro de actas.
  • Estados Financieros.
  • Informes y dictamen.


ADMINISTRACIÓN Y REPRESENTACIÓN LEGAL

  • ¿Por cuánto tiempo se eligen?
  • ¿Hay estabilidad laboral para estos cargos?
  • Efectos sobre la modificación de la junta directiva.

ELECCIÓN DE REVISOR FISCAL


  • Obligados a tener revisor fiscal en 2019.
  • Elección de revisor fiscal en sector privado y público.
  • Responsabilidad penal y disciplinaria del revisor fiscal.
  • Indicaciones del Estatuto tributario.
  • Indicaciones del Código de Comercio.
  • Medidas administrativas para la lucha contra la corrupción.


DISTRIBUCIÓN DE UTILIDADES EN SOCIEDAD COMERCIAL

  • ¿Qué pasa en caso de pérdidas?
  • Prohibición de distribución de utilidades.
  • Medidas para el restablecimiento del patrimonio social.


ASAMBLEAS DE COPROPIETARIOS

  • Asamblea de copropietarios: quorum decisorio respecto de los coeficientes de propiedad.
  • Inasistencia a la convocatoria y sanciones.
  • Elección del consejo de administración.
  • Actas de la asamblea.

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