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Nuevas disposiciones normativas antitrámites en materia laboral y comercial


El Departamento Administrativo de la Función Pública expidió una norma mediante la cual modifica y elimina trámites que resultan innecesarios en la administración pública. 
En este editorial le indicaremos los cambios que se surtieron con ocasión a dicha norma, referente a temas laborales, de seguridad social y de carácter comercial. 
Con ocasión de la insatisfacción que ha manifestado la ciudadanía respecto a la demora en los diferentes trámites que deben surtir los ciudadanos frente a sus obligaciones estatales, el Departamento Administrativo de la Función Pública expidió el Decreto 2106 de 2019, mediante el cual simplifica, elimina y modifica los trámites y procedimientos innecesarios en la administración pública, transformándolos en procedimientos sencillos, ágiles, modernos y digitales. 
Esta nueva disposición normativa trae consigo modificaciones en varias áreas. No obstante, en este editorial solo trataremos las que se refieren a temas labores, de seguridad social y de carácter comercial. 
El decreto en mención establece que ahora las entidades del Estado deberán hacer uso de los servicios ciudadanos digitales para los procesos que tenga la ciudadanía con el Estado. 
Dichos servicios digitales consisten en una serie de soluciones tecnológicas que buscan optimizar la labor del Estado y facilitar a los ciudadanos su interacción con las instituciones públicas y se encuentran compuestos por tres pilares, a saber: 
Autenticación electrónica: este pilar consiste en que como ciudadanos podamos ser reconocidos y validar nuestra identidad al hacer todo tipo de trámites en línea. 
Esta modalidad contribuirá a que se reduzca el riesgo de suplantación de nuestras identidades. 
El uso de este mecanismo podremos llevarlo a cabo con el registro en la plataforma virtual dispuesta para ello, y las claves de seguridad que sean requeridas. 
Carpeta ciudadana: este es un espacio al cual podremos acceder desde cualquier dispositivo electrónico (computadoras o móviles) a una cuenta individual para salvaguardar y compartir de forma segura documentos y registros que gestionemos cuando adelantamos trámites con entidades públicas. 
Dicho lo anterior, en esta carpeta quedarán guardados los documentos que tramitemos, para posteriormente presentarlos vía virtual ante las entidades que lo requieran. 
Interoperabilidad: este punto establece que como ciudadanos ya no vamos a tener que dirigirnos de una entidad a otra para realizar determinados trámites, sino que estas contarán con una plataforma que les permitirá intercambiar información, disminuyendo así en gran medida el tiempo de la prestación del servicio. 
Por ejemplo, suponga que debe realizar un trámite en una notaría y necesita un documento que se encuentra en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos. Con el uso de este sistema ya no deberá trasladarse a dicha oficina, sino que la notaría podrá solicitar el documento directamente a la entidad. 
Disposiciones en materia laboral y de seguridad social 
A continuación, indicaremos los cambios que surtió esta nueva normatividad en lo que concierne a temas laborales y de seguridad social. 
Registro público de profesionales, ocupaciones y oficios 
Respecto a este registro, el artículo 18 del Decreto 2106 de 2019 en mención establece que las autoridades encargadas de acreditar títulos de idoneidad para las profesiones ocupaciones u oficios deberán constituir un registro de datos centralizado, público y de consulta gratuita, con la información de los ciudadanos matriculados o de las solicitudes que se encuentren en trámite. 
Una vez sea registrada esta información, y las entidades públicas tengan acceso a ella, no podrán solicitar a aquellos que contraten con el Estado la presentación de la tarjeta profesional o cualquier medio que acredite su profesión. 
Trámites de pensiones 
En lo que concierne a los trámites pensionales, la citada normativa dispone que a más tardar en mayo del 2020 la administradora de pensiones del régimen de prima media con prestación definida –RPM– (Colpensiones) y las pertenecientes al régimen de ahorro individual con solidaridad –RAIS– deberán haber establecido un procedimiento único para el reconocimiento de derechos pensionales. 
Esto supone que deberá adoptarse para el efecto un plazo, procedimiento, requisitos y formularios únicos. 
Lo anterior, toda vez que actualmente, en lo que concierne, por ejemplo, al plazo para el reconocimiento de las diferentes modalidades de pensión y prestaciones económicas que deben ser reconocidas por las administradoras de pensiones, se encuentran previstos diferentes plazos, tal como se ilustrará a continuación:


 

 

Trámite
 

Tiempo de respuesta
 

Norma
 

Pensión vejez
4 meses Artículo 33 de la Ley 100 de 1993
 

Pensión invalidez
Sentencia SU 975 del 2003 de la Corte Constitucional
 

Pensión de sobrevivientes
 

2 meses más 30 días hábiles por edicto emplazatorio
Artículo 1 de la Ley 717 de 2001
 

Pago efectivo de las mesadas pensionales
6 meses Artículo 4 de la Ley 700 de 2001
 

Sustitución provisional
15 días Artículo 3 de la Ley 1204 de 2008
 

Indemnización sustitutiva de la pensión de sobrevivientes
2 meses Se aplica por analogía el artículo 1 de la Ley 717 de 2001
 

Inclusión en nómina
Ley 700 de 2001
 

Auxilio funerario
4 meses Artículo 51 de la Ley 100 de 1993
 

Pensión sanción
El artículo 33 de la Ley 100 de 1993
 

Pensión convencional
 

Pensión gracia
 

Indemnización sustitutiva de la pensión de vejez
 

Indemnización sustitutiva de la pensión de invalidez
Se aplica por analogía la Sentencia SU 975 del 2003 de la Corte Constitucional
 

Pago único a herederos
 


Trámite para el reconocimiento y pago de cesantías 
El decreto en mención dispone de igual forma que a más tardar en mayo del 2020 los fondos de cesantías deberán implementar un único plazo, procedimiento y requisitos para adelantar el trámite de reconocimiento y pago parcial y total de las cesantías. 
Validación de pago de aportes a seguridad social de contratistas o trabajadores independientes 
“los contratantes no podrán exigir la presentación de la planilla integral de liquidación de aportes –Pila– en físico a los contratistas”
El artículo 24 del mencionado decreto adicionó un parágrafo al artículo 50 de la Ley 789 de 2002, mediante el cual establece que los contratantes no podrán exigir la presentación de la planilla integral de liquidación de aportes –Pila– en físico a los contratistas, sino que deberán verificar el pago de los aportes a seguridad social de estos, a través de la plataforma virtual que para el efecto debe disponer el Ministerio de Salud y Protección Social. 
Sistema de riesgos laborales 
El artículo 108 del decreto en mención establece que ahora las empresas clasificadas en nivel de riesgo IV y V no tienen la obligación de inscribirse ante el Ministerio del Trabajo. 
Certificado de escolaridad para pago de pensión de sobrevivientes y auxilios de las cajas de compensación familiar 
El artículo 151 de la nueva disposición normativa establece que, a más tardar en noviembre del 2020, el Ministerio de Educación debe haber implementado un sistema a través del cual las administradoras de pensiones públicas y privadas, junto con las cajas de compensación familiar, puedan verificar la vinculación a una institución de educación preescolar, básica, media y superior de los beneficiarios de la pensión de sobrevivientes. 
Lo anterior supone que dichas instituciones no podrán solicitar a los beneficiarios los certificados que demuestren su calidad de estudiantes. No obstante, el artículo, a su vez, manifiesta que hasta tanto no sea implementado dicho sistema los beneficiarios deberán seguir aportando el certificado en cuestión. 
Disposiciones en materia comercial 
A continuación, indicaremos los cambios que surtió esta nueva normatividad en lo que concierne a temas de carácter comercial. 
Pagos electrónicos para obligaciones con el Estado 
El artículo 17 del mencionado Decreto 2106 de 2019 establece que las entidades públicas deberán habilitar medios de pago electrónico para que los ciudadanos puedan, a través de medios virtuales, cumplir con sus obligaciones monetarias con el Estado. 
Renovación de licencias de funcionamiento para empresas de seguridad privada 
El decreto en mención agrega un parágrafo a los artículos 11 y 14 del Decreto Ley 356 de 1994, a través de los cuales establece que la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, podrá expedir la licencia de funcionamiento a las empresas que presten servicios de vigilancia y seguridad privada que tendrá un término de duración de diez (10) años, a la vez que dispone que la renovación de dicha licencia se otorgará de igual forma por período de diez (10) años. 
Es importante que tenga en cuenta esta información en el evento en que, por ejemplo, requiera la contratación de servicios de seguridad privada para una propiedad horizontal o unidad residencial (consulte nuestro editorial Contratación de servicios de seguridad privada y responsabilidad frente a hurtos en copropiedades). 
Asistencia para víctimas de accidentes de tránsito ocasionados por vehículos sin Soat o no identificados 
El referido Decreto 2106 de 2019 modifica el artículo 114 del Decreto Ley 019 de 2012, el cual denominó “Servicios de salud, transporte al centro asistencial e indemnizaciones por concepto de accidentes de tránsito ocasionados por vehículos no asegurados por el seguro obligatorio de accidentes de tránsito –Soat– o no identificados”. 
Esta nueva disposición determina que las EPS deberán asumir el costo de la prestación de los servicios en salud y el transporte al centro asistencial para víctimas de accidentes de tránsito ocasionados por vehículos no asegurados por el Soat o no identificados, que se encuentren afiliados al sistema de seguridad social en salud. 
Dispone, a su vez, que la EPS deberá prestar los servicios de salud a los pacientes según las tarifas preestablecidas para la prestación del servicio, sin perjuicio de la atención en urgencias. La prestación del servicio no puede sujetarse a las tarifas, cobertura y cuantía del Soat. 
Por otra parte, señala que le corresponderá a la administradora de los recursos del sistema general de seguridad social en salud –Adres– el reconocimiento y pago de indemnizaciones por incapacidad permanente a la víctima del accidente, por muerte y gastos funerarios de los accidentes de tránsito ocasionados por vehículos no asegurados por el Soat o no identificados, así como los servicios en salud. 
El Adres podrá solicitar el reembolso del dinero al propietario del vehículo que haya incumplido la obligación de adquirir el Soat, con el fin de que le sean reembolsados los recursos por los pagos por indemnizaciones y los servicios a de salud prestados a las víctimas. 
El parágrafo del artículo en mención determina que cuando la víctima sea propietaria del vehículo que no se encontraba asegurado por el Soat, el Adres no reconocerá la indemnización por incapacidad, muerte ni gastos funerarios. 
Por último, se establece que en estos casos ni las EPS ni el Adres tendrán que ser responsables por la financiación y pago del examen de la junta de calificación de invalidez para determinar la pérdida de capacidad laboral.
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