Procedimiento y contabilización del prorrateo del IVA

El “prorrateo del IVA” es un procedimiento que debe realizarse al liquidar el impuesto a las ventas, cuando se adquieren bienes y servicios para generar ingresos de operaciones gravadas, exentas y excluidas del IVA. Explicamos cómo efectuar dicho procedimiento y cuáles contabilizaciones realizar.

El “prorrateo del IVA” es un procedimiento que debe realizarse al liquidar el impuesto a las ventas, cuando se adquieren bienes y servicios para generar ingresos de operaciones gravadas, exentas y excluidas del IVA. Explicamos cómo efectuar dicho procedimiento y cuáles contabilizaciones realizar.

“En la declaración de IVA, los contribuyentes tienen el derecho de descontar el IVA destinado a generar ingresos gravados con el impuesto a las ventas” 

En la declaración de IVA, los contribuyentes tienen el derecho de descontar el IVA destinado a generar ingresos gravados con el impuesto a las ventas. De ahí que cuando la entidad tenga como objeto social la ejecución de operaciones gravadas, exentas y excluidas del IVA, por disposición del artículo 490 del Estatuto Tributario –ET– deba distribuir el impuesto pagado en la adquisición de bienes y servicios empleados en el desarrollo de los tres tipos de operaciones (excluidas, exentas y gravadas), esto con el objetivo de determinar qué parte de ese IVA podrá tomarse como descontable en la declaración por ese concepto.

La distribución en cuestión se denomina “prorrateo del IVA”, y tiene su razón de ser en que las normas fiscales establecen distintos tratamientos para el IVA descontable de estas tres operaciones, así:

El IVA pagado en la adquisición de bienes y servicios que se utilizan para generar ingresos excluidos o no gravados con el mismo impuesto se lleva como mayor valor del costo, debido a que no puede tomarse como descontable en esa declaración.

El IVA pagado en la adquisición de bienes y servicios que se utilizan para generar ingresos exentos o gravados con el mismo impuesto puede tomarse como descontable.

Para realizar la distribución la entidad debe:

Registrar en una cuenta denominada “IVA transitorio” el impuesto pagado en la adquisición de los bienes y servicios que utiliza para generar los tres tipos de ingresos (excluidos, exentos y gravados), es decir, aquellos bienes y servicios que no puede asignar a una operación en particular. Un ejemplo de estos bienes y servicios es el pago por el arrendamiento del sitio donde funciona la bodega de la entidad, o el pago del servicio telefónico de la misma, puesto que no es posible que la entidad determine qué parte se destina a cada tipo de operación.

Distribuir el IVA teniendo como base la proporción que representen los ingresos generados en cada una de las operaciones. Las operaciones no gravadas con IVA no se contemplan.

Caso práctico

La entidad “A” tuvo las siguientes ventas durante el período:

IVA generado
Venta	Valor	IVA
Bienes excluidos del IVA	$50.000.000	$-
Bienes exentos	$67.000.000	$-
Bienes gravados con tarifa del 5 % del IVA	$95.000.000	$4.750.000
Bienes gravados con tarifa del 19 % del IVA	$300.000.000	$57.000.000
Total	$512.000.000	$61.750.000

Para generar tales ingresos, incurrió en los siguientes costos:

IVA descontable
	Compra	IVA
Compra de bienes excluidos para la venta	$25.000.000	$-	IVA claramente identificables
Compra de bienes exentos para la venta	$40.000.000	$-
Compra de bienes gravados con tarifa del 5 % para la venta	$40.000.000	2.000.000
Compra de bienes gravados con tarifa del 19 % para la venta	$120.000.000	$22.800.000
Arrendamiento de local gravado con tarifa del 19 %	$10.000.000	$1.900.000	IVA comunes
Papelería gravada con tarifa del 19 %	$3.000.000	$570.000
Bienes y servicios para gastos administrativos gravados al 19 %	$5.000.000	$950.000
Total	$243.000.000	$28.220.000

La entidad “A” registró el IVA de los gastos por arrendamiento, papelería y gastos administrativos en la cuenta de “IVA transitorio”, puesto que los utilizó para generar los tres tipos de ingresos.

Prorrateo del IVA

En primer lugar, la entidad “A” identifica la proporción de cada tipo de ingreso (gravado, exento o excluido) en el total de los ingresos. Si la entidad hubiese tenido ingresos por operaciones no gravadas con IVA, estos ingresos no se incluirían en el prorrateo.

IVA generado
	Venta	Proporción
Ventas excluidas	$50.000.000	9,77 %
Ventas exentas	$67.000.000	13,09 %
Ventas gravadas (tarifas del      5 % y del 19 %)	$395.000.000	77,15 %
Total	$512.000.000	100 %

Consulte nuestra respuesta a la pregunta ¿Cómo se prorratea el IVA cuando son diferentes porcentajes y bases?
A continuación, se asigna a cada uno de los IVA comunes la proporción que les corresponde, así:

	Total	Excluidas	Exentas	Gravadas
Proporción del total de ingresos	100,00 %	9,77 %	13,09 %	77,15 %
Arrendamiento de local gravado con tarifa del 19 %	$1.900.000	$185.547	$248.633	$1.465.820
Papelería gravada con tarifa del 19 %	$570.000	$55.664	$74.590	$439.746
Bienes y servicios para gastos administrativos gravados al 19 %	$950.000	$92.773	$124.316	$732.910
Total	$3.420.000	$333.984	$447.539	$2.638.477

Por ejemplo, los ingresos por operaciones excluidas son el 9,77 % del total de los ingresos, y por tanto $185.547 del IVA pagado por arrendamiento deberán tomarse como un mayor valor del costo en la declaración por ese concepto ($1.900.000 x 9,77 %). De esta forma tenemos que los IVA comunes después del prorrateo son:

IVA descontable (suma operaciones gravadas y exentas)	$3.086.016
IVA no descontable (operaciones excluidas)	$333.984
Total	$3.420.000

El IVA descontable total después del prorrateo es el siguiente:

IVA descontable
	Compra	IVA descontable en la declaración	IVA mayor valor del costo
Compra de bienes excluidos para la venta	$25.000.000	$-
Compra de bienes exentos para la venta	$40.000.000	$-
Compra de bienes gravados con tarifa del 5 % para la venta	$40.000.000	$2.000.000
Compra de bienes gravados con tarifa del 19 % para la venta	$120.000.000	$22.800.000
Arrendamiento de local, gravado con tarifa del 19 %	$10.000.000	$1.714.453	$185.547
Papelería gravada con tarifa del 19 %	$3.000.000	$514.336	$55.664
Bienes y servicios para gastos administrativos gravados al 19 %	$5.000.000	$857.227	$92.773
Total	$243.000.000	$27.886.016	$333.984

La entidad realiza las siguientes contabilizaciones:
Debido a que la cuenta del IVA transitorio debe quedar en $0 al final del período, es necesario reclasificar la parte que podrá tomarse como descontable y la parte que se llevará como gasto:

Cuenta	Débito	Crédito
IVA transitorio		$3.420.000
IVA descontable	$3.086.016
Gasto (reclasificaciones)	$333.984
Sumas iguales	$3.420.000	$3.420.000

Para registrar el impuesto a cargo:

Cuenta	Débito	Crédito
IVA generado	$61.750.000
IVA descontable		$27.886.016
Impuesto por pagar		$33.863.984
Sumas iguales	$61.750.000	$61.750.000

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