Contabilización de contratos de mandato según los Estándares Internacionales

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El reconocimiento contable de cada una de las transacciones que se realiza en el desarrollo de los contratos de mandato depende de las obligaciones y derechos que tenga cada una de las partes. Mencionamos algunas transacciones que deben tenerse en cuenta para contabilizar este tipo de contratos.

El reconocimiento contable de cada una de las transacciones que se realiza en el desarrollo de los contratos de mandato depende de las obligaciones y derechos que tenga cada una de las partes. Mencionamos algunas transacciones que deben tenerse en cuenta para contabilizar este tipo de contratos.

En la primera parte de este análisis abordamos algunos aspectos deben observarse para realizar un adecuado reconocimiento de los contratos de mandato. En esta esta ocasión explicaremos los principales registros contables que deben realizar tanto el mandatario como el mandante. Es conveniente aclarar dichos registros pueden cambiar dependiendo de la responsabilidad y las obligaciones que se hayan establecido, por lo cual se debe revisar el contrato suscrito.

Contabilización bajo Estándares Internacionales

Bajo el marco de información financiera anterior (Decreto 2649 de 1993), la Supersociedades había aclarado la forma de contabilizar los contratos de mandato mediante la Circular externa 115-000006 del 23 de diciembre de 2009, señalando que debían llevarse en cuentas de orden por parte del mandatario. Ahora, bajo los marcos de información financiera (DUR 2420 de 2015), en el Oficio 115-151106 del 25 de julio de 2017 el organismo en mención explica que la Circular de 2009 queda sin vigencia, y que, por tanto, en cada contrato deberá evaluarse si se cumplen los supuestos de control conjunto (NIIF 10 u 11 del Estándar Pleno o secciones 9 o 15 del Estándar para Pymes), o si cada parte (mandante y mandatario) debe contabilizar las operaciones según su participación. En todo caso, el contrato debe contabilizarse de acuerdo con su realidad económica.

Registros contables del mandatario

“El mandatario debe contabilizar los ingresos derivados del contrato de mandato, que pertenezcan al principal, como un ingreso recibido para terceros” 

El mandatario debe contabilizar los ingresos derivados del contrato de mandato, que pertenezcan al principal, como un ingreso recibido para terceros, a fin de representar la obligación que tiene frente al mandante de entregar las sumas que le pertenecen a este. Esto es congruente con la sección 23 del Estándar para Pymes, que señala que una entidad debe excluir de los ingresos de actividades ordinarias los importes recibidos por cuenta de terceras partes.

En todo caso, el mandatario debe evaluar si está expuesto a los riesgos y ventajas significativos asociados con la venta de bienes o la prestación de servicios, para determinar si alguna parte del ingreso, más allá de la comisión pactada por el contrato, le corresponde.

Por ejemplo, si el contrato tiene como objeto la gestión sobre un bien inmueble, el mandatario deberá recaudar el canon de arrendamiento que luego deberá entregar al mandante, y realizar el siguiente registro:

Cuenta	Débito	Crédito
Caja o bancos	$5.000.000
Pasivo – “Ingresos recibidos en contratos de mandato” o “ingresos recibidos para terceros”		$5.000.000

Asimismo, el mandatario debe registrar la comisión que le pertenece por haber realizado la gestión; suponiendo que corresponde al 10 % sobre el valor recaudado, sería de $500.000 ($5.000.000 * 10 %). De igual forma, el mandante debe realizar la retención en la fuente por la comisión, que para este caso equivale al 10 %, es decir $50.000 ($500.000 * 10 %):

Cuenta	Débito	Crédito
Pasivo – “Ingresos recibidos en contratos de mandato” o ingresos recibidos para “terceros”	$450.000
Retención en la fuente	$50.000
Ingresos – Ingreso por comisión o ingreso por servicio de administración de contrato de mandato		$500.000

Entretanto, los costos y gastos pagados para el desarrollo del contrato de mandato deben quedar facturados a nombre del mandatario, quien deberá enviar una relación de tales pagos al mandante para que este los reconozca en su contabilidad. Por esto motivo, cada que el mandatario realice un pago deberá reconocer una cuenta por cobrar a nombre del principal, para que posteriormente se le realice el reintegro por estas sumas.
Si en el ejemplo en mención el mandatario debiera contratar un plomero para que realizara el arreglo del bien por un valor de $300.000, debería efectuar la correspondiente retención en la fuente ¹ y después tendría derecho a que le reintegraran esos valores. El registro sería el siguiente:

Cuenta	Débito	Crédito
Activo – Cuenta por cobrar por contratos de mandato	$300.000
Retención en la fuente contratos de mandato – servicios 6 %		$18.000
Caja o bancos		$282.000

Al final del mes el mandatario tiene la obligación de enviar la relación de todos los pagos realizados para que el mandante pueda reconocerlos en su contabilidad (artículo 3 del Decreto 1514 de 1998).
Cuando se trasladen los ingresos recaudados para el mandante, el mandatario puede, según los términos del acuerdo que hayan establecido, descontar las cuentas por cobrar por pagos realizados y entregar el excedente. El registro del traslado se muestra a continuación:

Cuenta	Débito	Crédito
Pasivo – “Ingresos recibidos en contratos de mandato” o “ingresos recibidos para terceros”	$4.550.000
Activo – Cuenta por cobrar por contratos de mandato		$300.000
Caja o bancos		$4.250.000

 Registros contables del mandante

Al mandante le corresponde reconocer los activos, pasivos, ingresos, costos y gastos que se deriven del contrato de mandato. En ese sentido, debe reconocer una cuenta por cobrar al mandatario por los dineros que deba retribuirle a causa de las operaciones derivadas del contrato.

Cuenta	Débito	Crédito
Cuenta por cobrar por contratos de mandato	$5.000.000
Ingresos por actividades propias		$5.000.000

El mandante también debe reconocer un gasto por la comisión que debe pagar al mandatario por prestar sus servicios en el contrato de mandato:

Cuenta	Débito	Crédito
Gasto por comisión en contratos de mandato	$500.000
Retención en la fuente – comisiones 10 %		$50.000
Cuenta por pagar por contratos de mandato		$450.000

Cuando el mandatario entregue la relación de los costos y gastos efectuados en el desarrollo del contrato de mandato, el mandante debe contabilizar dichos pagos y el IVA descontable (en caso de que existiera) contra la respectiva cuenta por pagar al mandante, para retribuirle dichos pagos. En cuanto a las retenciones en la fuente, no es necesario que se contabilicen porque estas ya fueron declaradas y pagadas por el mandatario ².

Cuenta	Débito	Crédito
Gasto por reparaciones	$300.000
Cuenta por pagar al mandatario		$300.000

Cuando el mandatario transfiera el dinero, procede a cancelar todas las cuentas por cobrar y pagar que tengan ambas partes:

Cuenta	Débito	Crédito
Cuenta por pagar – Comisión pagada al mandatario	$450.000
Cuenta por pagar – Costos y gastos realizados por el mandatario	$300.000
Caja o bancos	$4.250.000
Cuenta por cobrar		$5.000.000

1 Recordemos que el mandatario tiene la obligación de efectuar las retenciones según la calidad de agente retenedor que tenga el mandante y pagarla por su cuenta (ver artículo 1.2.4.11 del DUR 1625 de 2016).

2 (Ver Concepto 289 del 21 de marzo de 2019 del Consejo Técnico de la Contaduría Pública).