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Gestión de nómina: ¿cómo pagar, descontar y liquidar a los empleados?


Toda empresa debe tener claras las políticas de beneficios extralegales con las que cuenta, cumpliendo la normatividad laboral y de seguridad social, y garantizando el correcto pago quincenal o mensual. Estos son algunos puntos para tener en cuenta al cancelar los salarios de los empleados. 
Rubén Cortés, gerente senior de nómina de BDO en Colombia explica que cumplir todos los requisitos para pagar adecuadamente el salario de los empleados es una tarea que demanda la observación de una serie de normas básicas, las cuales se deben cumplir de forma obligatoria por parte de las empresas, y cuyo objetivo es garantizar la protección de los derechos de los trabajadores. 
“No es suficiente con pagar el salario pactado en el contrato, sino gestionar correctamente todas las variables de ese sueldo y, sobre todo, pagarlo a tiempo”, afirma Cortés. Por tal motivo, existe una serie de factores para tener en cuenta a la hora de gestionar una nómina. 
El primer punto es observar rigurosamente el cumplimiento de la normatividad en temas laborales, tributarios y de seguridad social. “Para este fin es fundamental permanecer actualizado frente a las normas vigentes”, dice Cortés. 
Lo segundo que se debe tener en cuenta es respetar la confidencialidad de todos los datos que maneja el área de recursos humanos, por lo cual es importante tener protegida la información personal y laboral. “Esta debe permanecer blindada para que no se vaya a usar de manera incorrecta, ni interna ni externamente”, afirma Cortés. 
Claridad en las políticas de beneficios extralegales con las que cuenta la empresa es otro de los puntos que se deben tener en cuenta. Para Cortés es importante que estas no violen la normativa vigente y que sean transparentes para todos los empleados. 
De igual manera, se debe establecer una política de calidad para garantizar que los pagos se generen mensualmente sin errores, lo que es importante para el bienestar y tranquilidad de los empleados. 
Un punto importante en la gestión de nómina es cumplir los lineamientos de la unidad administrativa especial de gestión pensional y contribuciones parafiscales de la protección social –UGPP–, ya que esta entidad audita constantemente a las empresas para que paguen correctamente la seguridad social. 
Como complemento del punto anterior, todas las organizaciones deberán responder oportunamente a los requerimientos de otros entes de control como la Dian, el Dane y el Ministerio de Trabajo. 
“Un factor que es crucial es asegurarse de cumplir con las fechas de pago que están establecidas en el contrato de trabajo firmado con los empleados. Lo anterior, con el propósito de no afectar el flujo de caja y las obligaciones familiares”, manifiesta Cortés. 
“a los empleados se les debe proporcionar una adecuada asesoría respecto al tema de la retención en la fuente y los cambios en la normatividad laboral”
Debido a que en los últimos años se han presentado reformas y ajustes en la reglamentación, a los empleados se les debe proporcionar una adecuada asesoría respecto al tema de la retención en la fuente y los cambios en la normatividad laboral. Por lo anterior, la empresa debe ofrecer asesoría para que los empleados sepan qué se les paga, qué se les descuenta y por qué se liquida de esa forma. 
“Las empresas deben cumplir estrictamente los pagos de aportes a la seguridad social y parafiscales, lo que tiene relación directa con el bienestar de los empleados, ya que, si estas obligaciones no se cubren a tiempo, se pueden suspender los servicios a los empleados y a sus familias”, explica Cortés. 
Finalmente, las prestaciones sociales se deben pagar correctamente. “Es recomendable verificar que la plataforma tecnológica que se está usando se encuentre parametrizada, y así evitar errores cálculos erróneos, que podrían conllevar a demandas en un mañana por parte de exempleados y, como consecuencia, sanciones por parte de los entes de control”, advierte Cortés.
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