316-874-9929 | info@aseespe.com | Calle 21 # 21-45 Oficina 1501

libros de comercio pueden llevarse en medios físicos o electrónicos.


SUPERINTENDENCIA DE
SOCIEDADES

 

Oficio 220-121540 de 2013

(Septiembre 3)

 

 

ASUNTO: libros de comercio
pueden llevarse en medios físicos o electrónicos.

 

Me refiero a su escrito
radicado con el número 2012-01-279772, mediante el cual consulta lo siguiente:
“Compramos un paquete que contiene un medio de guardar todo archivo en forma
virtual la nube.

 

Cuando nos llega por
ejemplo un documento de la Dian, lo escaneamos y lo enviamos a la nube, cuando
se necesite la imprimimos esto ocasiona que no tenga un archivo físico y no se
utilice tanto papel…. esto es correcto, lo podemos hacer y cuando se necesite
como medio de pruebe ante cualquier ente es completamente legal Qué documentos
legalmente deben seguirse llevando físicamente

 

Al respecto, me permito manifestarle
que el artículo 56 del Código de Comercio fue modificado por el artículo 173
del Decreto 019 de 2012, que dispuso lo siguiente:

 

“Los libros podrán ser de
hojas removibles o formarse por series continuas de tarjetas, siempre que unas
y otras estén numeradas, puedan conservarse archivadas en orden y aparezcan
autenticadas conforme a la reglamentación del Gobierno.

 

Los libros podrán llevarse
en archivos electrónicos, que garanticen en forma ordenada la inalterabilidad,
la integridad y seguridad de la información, así como su conservación. El
registro de los libros electrónicos se adelantará de acuerdo con la
reglamentación que expida el gobierno Nacional”

 

Acorde con lo expresado, el
Gobierno Nacional expidió el Decreto número 08056 del 24 de abril de 2013,
mediante el cual reglamentó el artículo 173 del mencionado decreto, en
desarrollo del cual, esta Superintendencia expidió la Circular D-100-0001 del
12 de marzo de 2012, algunos de cuyos apartes, a continuación se transcriben y
que podrá consultar en la página web en la siguiente dirección:
www.supersociedades.gov.co.

 

“1 REQUISITOS DE LOS
ARCHIVOS ELECTRÓNICOS – APLICACIÓN DE LA LEY 527 DE 1999

 

Los libros de contabilidad
pueden ser llevados en archivos electrónicos y su almacenamiento debe
garantizar que la información sea completa e inalterada. La conservación de los
registros electrónicos seguirá las condiciones establecidas en el artículo 12
de la Ley 527 de 1999, cuales son:

 

1. Que la información que
contenga sea accesible para su posterior consulta,

 

2. Que el mensaje de datos
o el documento sea conservado en el formato que se haya generado,

 

3. Que permita determinar
el origen, la fecha y hora en que fue producido el documento.

 

La conservación de la
información financiera podrá realizarse directamente o a través de terceros
siempre y cuando cumpla con las condiciones que fueron mencionadas.

 

Resulta conveniente que los
administradores implementen estrategias de respaldo de la información, que
minimicen una eventual pérdida de datos.

 

2 VALIDEZ PROBATORIA DE LOS
REGISTROS DE CONTABILIDAD Y LIBROS DE ACTAS DE JUNTA DIRECTIVA EN ARCHIVOS
ELECTRÓNICOS

 

A la luz de los artículos
10 y 11 de la Ley 527 de 1999, los libros de contabilidad registrados en
archivos electrónicos son admisibles como medios de prueba y para su valoración
se seguirán “las reglas de la sana crítica y demás criterios reconocidos
legalmente para la apreciación de las pruebas. Por consiguiente habrán de
tenerse en cuenta: la confiabilidad en la forma en que se haya conservado la
integridad de la información, la forma en la que se identifique a su iniciador
y cualquier otro factor pertinente.”

 

De lo dicho se infiere que
los archivos pueden ser físicos o llevarse en medios electrónicos, pero en
cualquier caso, debe garantizarse que la información sea completa e inalterada.

 

Adicionalmente, debe tener
en cuenta que es obligación del comerciante, conservar la documentación
societaria por un período de diez (10) años contados a partir de la fecha del
último asiento, documento, o comprobante, pero para tal efecto puede elegir si
lo hace en medio escrito, o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico
que garantice su reproducción exacta, que debe cumplir los requisitos establecidos
en el artículo 12 de la Ley 527 de 1999.

 

Lo anterior toda vez que a
la luz del artículo 28 de la Ley 962 de 2005, los documentos del comerciante, “deberán ser conservados por un período de
diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o
comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su
conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que
garantice su reproducción exacta.

 

Igual
término aplicará en relación con las personas, no comerciantes, que legalmente
se encuentren obligadas a conservar esta información.

 

Lo
anterior sin perjuicio de los términos menores consagrados en normas
especiales.”

 

En los anteriores términos
se han atendido sus inquietudes, no sin antes manifestarle que el presente
oficio tiene los alcances del artículo 28 del Código de Procedimiento
Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Have any Question or Comment?

Deja una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

febrero 2014
D L M X J V S
 1
2345678
9101112131415
16171819202122
232425262728  

Categorías